Eine gute Übergabe erzählt nicht den ganzen Tag. Sie sagt, was sich verändert hat, was bereits getan wurde und was als Nächstes beobachtet werden soll. Schreiben Sie so, dass eine andere Person die Notiz in einer Minute versteht.
Füllen Sie drei Zeilen aus: „Heute beobachtet“, „Heute erledigt“, „Als Nächstes“. Verwenden Sie Uhrzeiten, wenn sie für die Handlung wichtig sind.
Beobachtung statt Deutung
Schreiben Sie, was Sie gesehen haben, nicht was Sie daraus schließen. „Wirkte beim Aufstehen unsicher“ ist eine Beobachtung. „War schlecht“ ist eine Deutung, die der nächsten Person nichts an die Hand gibt, weil offen bleibt, was genau zu tun ist.
Kurze Stichworte reichen, ein Roman braucht niemand. Schreiben Sie in jeweils drei bis vier Worten, was passiert ist. So entsteht aus der Notiz der nächste Handgriff, statt dass jemand lange suchen muss.
Beispiele: „beim Aufstehen gestützt“, „zweimal kleiner Schwindel“, „Toilette allein erreicht“, „Hände zitterten beim Essen“. Aus solchen Splittern wird eine Beobachtung, die die nächste Pflegeperson weiterführen kann.
Wenn Sie etwas nicht sicher wissen, lassen Sie es weg oder schreiben Sie, was Sie gesehen haben. Eine ehrliche Lücke ist besser als eine erfundene Deutung.
Ein einfacher Test hilft: Lässt sich der Satz als Bild vorstellen? „Auf dem Boden gesessen“ ist ein Bild, „es ging ihr nicht gut“ ist keins. Die Notiz wird genau dann brauchbar, wenn sie Sätze enthält, die eine andere Person sich vorstellen und nachvollziehen kann.
Vermeiden Sie außerdem Wörter wie „immer“, „nie“ oder „ganz“. Sie sind selten zutreffend und verschieben die Übergabe ins Ungefähre. Auch eine Vermutung über die Stimmung der Person gehört nicht in die Notiz. Beschreiben Sie stattdessen, was Sie gesehen haben.
Erledigte Aufgabe
Nennen Sie wer, was, wann und mit welchem Ergebnis. „Karin hat um 15 Uhr den Verband am Ellenbogen erneuert, der Verband sitzt fest“ ist eine vollständige Übergabe. „Versorgt“ wäre zu wenig, weil niemand weiß, was gemeint ist.
Das Ergebnis ist der Teil, der häufig fehlt. Ein Hinweis, ob etwas ruhig oder aufregend verlief, gehört zu einer Aufgabe dazu, wenn es für den nächsten Schritt wichtig ist.
Wenn eine Aufgabe an einen Pflegedienst übergeben wurde, nennen Sie ihn. So bleibt klar, welcher Dienst was übernommen hat und dass die Pflegeperson das nicht doppelt erledigen muss.
Oft helfen zwei Personen bei derselben Aufgabe, etwa eine, die anleitet, und eine, die ausführt. Benennen Sie beide, wenn es für die Übergabe wichtig ist. Dann bleibt die Anerkennung fair und die Frage, wer zuletzt verantwortlich war, ist beantwortet.
Wenn eine Aufgabe nicht wie geplant verlief, schreiben Sie es dazu. Ein Hinweis wie „der Verband musste später erneuert werden“ verhindert, dass die nächste Person Ähnliches übersieht. So wird aus einer Schwierigkeit eine Vorsorge.
Offener Punkt
Ein offener Punkt hat drei Teile: Aufgabe, Zuständigkeit und Zeitpunkt. „Wäsche für morgen bereitstellen, übernimmt Jonas bis 18 Uhr“ ist klar. „Küche aufräumen“ ist es nicht, weil Zuständigkeit und Zeit fehlen.
Schreiben Sie offene Punkte nur auf, wenn Sie auch wissen, wer sie erledigt. Ein offener Punkt ohne Verantwortliche bleibt liegen und wird beim nächsten Mal zur Lücke.
Wenn mehrere Punkte offen sind, ordnen Sie sie nach Dringlichkeit. Was zuerst zu tun ist, steht oben.
Ein offener Punkt ist ein Auftrag, keine Erinnerung an sich selbst. Schreiben Sie ihn so, dass die verantwortliche Person nicht erst nachfragen muss, was gemeint ist. Wenn eine Aufgabe zu groß ist, um für eine Person allein zu passen, teilen Sie sie in zwei auf und benennen Sie beide Teile getrennt.
Eine Uhrzeit macht aus einem offenen Punkt einen planbaren Handgriff. Wenn der Zeitpunkt fehlt, bleibt offen, ob die Sache heute oder übermorgen erledigt wird.
Rückfrage
Lassen Sie unten auf der Notiz ein kleines Feld frei. Dort schreibt die Person, die die Notiz liest, ihre eigene Frage. So bleiben Unklarheiten an der Stelle, an der sie entstehen, statt telefonisch nachgetragen zu werden.
Das Feld ist bewusst kurz. Es geht nicht darum, ein Protokoll zu füllen, sondern darum, die eine Sache zu notieren, die die nächste Person wissen muss.
Wenn eine Rückfrage dringend ist, rufen Sie lieber einmal kurz an, als auf die Antwort in der Notiz zu warten. Dann steht die Antwort für alle da.
Lesen Sie am Ende die Notiz einmal quer. Wenn Sie selbst nicht sicher wären, was als Nächstes zu tun ist, fehlt etwas. Genau das gehört entweder in die Rückfrage oder in die Zeile „Als Nächstes“. So wird die Notiz zum Schluss noch einmal rund.
Datenschutz
Bewahren Sie die Notiz so auf, dass Unbefugte sie nicht lesen. Ein Übergabezettel am Kühlschrank ist bequem, aber nicht jeder, der vorbeikommt, soll persönliche Angaben sehen.
Schreiben Sie keine unnötigen Diagnosen und keine Ausweiskopien dazu. Notieren Sie nur, was für die nächste Betreuung wirklich gebraucht wird.
Was Sie weitergeben, geben Sie gezielt weiter: an die nächste Pflegeperson oder an den Pflegedienst, wenn er beteiligt ist. Es geht um die Person, die übergibt, und um die Person, die übernimmt. Alles andere bleibt bei Ihnen.
Schreiben Sie so wenig wie möglich. Jede zusätzliche Angabe ist eine Angabe, die geschützt werden muss. Fragen Sie sich bei jedem Satz, ob ihn die nächste Person wirklich braucht. Was nicht gebraucht wird, gehört nicht in die Notiz.
Verzichten Sie auf Namen von Nachbarn, konkrete Ortsangaben oder andere Daten, die sich nicht aus der Betreuung ergeben. Die Übergabe beschreibt den Alltag der unterstützten Person, mehr nicht.
Füllen Sie heute die drei Zeilen aus und legen Sie die Notiz an den Platz, an dem die nächste Person sie findet. Der nächste machbare Schritt ist: für den nächsten Schichtwechsel drei Stichworte notieren und die erste Frage in das Rückfragefeld schreiben.